Política para el Tratamiento de Datos y Habeas Data de Saint Michel Pastelería S.A.S.

En cumplimiento con lo expuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, Ley 1266 de 2008, Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios tales como el Decreto 1377 de 2013 y Decreto 886 de 2014 SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. garantiza la protección de los derechos de Habeas Data de todos los titulares de la información de carácter personal y de la cual es responsable y/o encargada de su tratamiento, razón por la cual adopta el presente Manual de Políticas y Procedimientos de Protección de Datos Personales.

1. Identificación

2. Objetivo

Establecer los lineamientos para el tratamiento de datos personales por parte de SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S., en cumplimiento de la normativa vigente, en su calidad de responsable y encargado del tratamiento de la información suministrada por trabajadores, usuarios, clientes, proveedores y demás personas vinculadas en el desarrollo de su actividad comercial.

3. Definiciones

• • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita, física o digital, generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual, se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• • Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento de conformidad con la ley.
• • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los registros públicos tendrán esta misma naturaleza.
• • Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
• • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
• • Tratamiento: Cualquier operación que SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. realice sobre datos de carácter personal tales como: la recolección, procesamiento, publicidad, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Identificación del Responsable

5. Tratamiento de Datos Personales

SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. informa a los Titulares la finalidad específica del tratamiento de sus datos personales, el cual en todo caso tendrá como fin principal el almacenamiento para la gestión legal, administrativa, contable, fiscal, y operativa de conformidad con el objeto social del Restaurante.

Los datos personales recaudados serán suprimidos cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad por la cual fueron obtenidos, o cuando el Titular de los datos conforme a la Ley lo solicite.

Se tratará sin previa autorización del Titular, los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que garanticen los principios y obligaciones contempladas en la Ley.

6. Autorización

Para el tratamiento de los datos personales se requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio escrito, físico o electrónico que pueda ser objeto de consulta posterior; sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley.

SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. al momento de solicitar al Titular la autorización, informará de manera clara y expresa la finalidad con la que se recauda el dato personal, el tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales, los derechos del titular y medios a través de los cuales puede ejercerlos.

La información de los datos personales podrá ser suministrada al titular, sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o terceros autorizados por éste o por la ley, así como entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

Tampoco es necesaria la autorización cuando se trate de:

• • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• • Datos de naturaleza pública.
• • Casos de urgencia médica o sanitaria.
• • Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

En cuanto al tratamiento de datos personales sensibles solo será lo estrictamente e indispensable y solicitará consentimiento previo y expreso a los titulares informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

7. Obligaciones de Saint Michel Pastelería S.A.S.

• • Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
• • Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
• • No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual).
• • Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos del Titular.
• • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
• • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• • Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
• • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
• • Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.
• • Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
• • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
• • Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
• • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

8. Derechos

El titular de los datos personales tendrá derecho a:

• • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales inexactos, incompletos, que induzcan a error.
• • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
• • Ser informado previa solicitud, sobre el uso que se les da a sus datos personales.
• • Presentar consultas, quejas o solicitudes respetuosas ante SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. Solicitar la revocatoria o suspensión del tratamiento de sus datos personales. Las demás consagradas en la Ley 1581 de 2012.
• • Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la constitución.
• • Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
• • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

9. Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Queda proscrito el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, que respondan y respeten un interés superior y que pretenda asegurar el respeto a sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. exigirá al representante legal o tutor del niño, niña o adolescente la autorización del menor, previo a que el menor de su opinión frente al tratamiento que se le dará a sus datos, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. y cualquier persona involucrada en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos. Para el cumplimiento de este fin, se aplican y desarrollan los principios y obligaciones establecidos en la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y decreto 886 de 2014.

10. Acceso y Circulación de la Información

En el tratamiento de la información SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. se acoge a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley y de la constitución. En este sentido SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. sólo hará tratamiento de los datos por personas autorizadas por el Titular y en los casos previstos por la Ley.

Todo proceso, responsable y encargado que por sus funciones tenga acceso a las bases de datos con información personal debe cumplir con lo dispuesto en la política y procedimiento del presente documento.

11. Seguridad de la Información

SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. cuenta con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar seguridad a los datos de carácter personal obtenidos y que reposan en sus bases de datos y archivos, evitando su adulteración, pérdida, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

12. Confidencialidad

SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. garantiza la reserva de la información, inclusive después de finalizadas las labores que comprende el tratamiento.

13. Deberes

El titular de los datos personales deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de esta. SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.

14. Consultas

Las consultas deberán presentarse y radicare de forma escrita en la sede principal de SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S., ubicada en la calle 5 # 9- 45, o al correo electrónico pasteleriasaintmichel@yahoo.com las cuales serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de radicación de la misma.

Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15. Derecho de Reclamos

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y considere que la información contenida o almacenada en una base de datos no corresponda y esta debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales, podrán presentar un reclamo.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la información señalada en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012, si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que se subsanen las fallas o errores. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En el caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez se haya recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido y, el término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16. Responsable y Encargado del Tratamiento de Datos Personales

SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. será el responsable y encargado del tratamiento de los datos personales.

La Gerencia o quien haga sus veces será el encargado del tratamiento de los datos personales, a quien se le suministrará información de cada cliente, trabajador, cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.

Adicionalmente, SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. deberá garantizar todos sus colaboradores conozcan la presente Política; realizará todos los ajustes de tipo contractual y legal para que, en los contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad y demás documentos, se incorpore su cumplimiento; procurará por obtener autorización expresa de cada titular para el Manejo de los datos personales y Habeas Data.

Expresamente, se establecen los siguientes deberes a cargo del responsable del tratamiento de datos:

• a) Garantizar en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de los derechos del Titular.
• b) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• c) Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la Ley.
• d) Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.
• e) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

17. Procedimiento para la Atención de Consultas, Reclamos y Peticiones; y Mecanismos para Ejercer los Derechos de los Titulares

El Titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. a través de comunicación escrita dirigida al responsable de recursos humanos. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: pasteleriasaintmichel@yahoo.com o deberán dirigirse a la calle 5 No 9-45 o comunicarse a alguna de las siguientes líneas telefónicas: 3237954592 - 6018512805

Contenido Mínimo de la Solicitud

Las solicitudes que presente el Titular con el fin de realizar una consulta o reclamo sobre el uso y manejo de sus datos personales deberán contener unas especificaciones mínimas, en aras de brindar al Titular una respuesta clara y coherente con lo solicitado.

Los requisitos de la solicitud son:

• • Estar dirigida a SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S.
• • Contener la identificación del Titular (nombre y documento de identificación).
• • Contener la descripción de los hechos que motivan la consulta o el reclamo.
• • El objeto de la petición.
• • Indicar la dirección de notificación del Titular, física y electrónica (correo electrónico).
• • Anexar los documentos que se quieren hacer valer (si aplica).
• • En el evento en que la consulta o reclamo sea presentado presencialmente el Titular deberá plasmar su solicitud o reclamo por escrito sin ninguna formalidad más que los requisitos exigidos anteriormente.

18. Vigencia

La presente política rige a partir del veinte (20) de marzo de dos mil veintiséis (2026) con una vigencia de dos (02) años, o hasta la expedición de otras o cambio sustancial de las mismas, SAINT MICHEL PASTELERÍA S.A.S. se reserva el derecho a modificarlas, en los términos y con las limitaciones previstas en la Ley.